Calsketでは行動の背景色を通常の行動と異なる色にし、カレンダー上で強調表示することができる「強調色設定」があります。 例えば、「優先度」が「高」の行動の背景色を「赤」にするという設定が可能です。
せっかくの強調色機能を活用したい！ということで弊社内で強調色設定を活用する取り組みを始めました。今回は弊社内で行った強調色の活用方法をご紹介します。強調色設定の一例として参考になれば幸いです。
これまでのカレンダーの使い方
正直なところ、これまで弊社内では強調色の使用頻度は多くありませんでした。強調色設定を活用する取り組みを始める前までは、「こういう予定のときに強調色を使う」といった社内での運用ルールは特になく、使用したいメンバーのみが自分の予定を強調するために強調色を利用していました。そのため、カレンダー上で強調色を使ったことがないメンバーもいる状況でした。
社内で設定した強調色の設定について
今回は、予定の種類ごとに4色の強調色を使う運用ルールを試すことにしました。どういった予定の種類で強調色を利用するか、強調したい予定の背景を何色にするかが、強調色設定において悩んだ点です。多くの強調色を使用しすぎても本当に強調したい予定が埋もれてしまったりする可能性があるため、4色の強調色を試すことにしました。今回設定した強調色の種類と色分けは下記の通りです。こちらの運用ルールで強調色を利用して予定を作成する意識を社内で統一しました。
- 社外関連・・・橙
- イベント・セミナー・・・緑
- 不在（休暇等）・・・灰色
- タスク・・・白
設定としては、「活動」オブジェクトに選択リストのカスタム項目を作成し、強調色設定にてカスタム項目の各値に背景色を設定しています。予定の詳細画面にてカスタム項目のプルダウンで用途に合った値を選択すると、予定に強調色が反映されます。
強調色設定をして気づいたこと
強調色設定を利用したことで、強調色を使用した予定は目に入りやすいことが実感できました。強調色設定をする前と後のカレンダーを比較してみました。
「週」表示
「グループ（週）」表示
強調色を設定していなかったときは、カレンダーを一目見たときに予定が社内のものか、社外のものか、見分けることができませんでした。強調色を利用することでカレンダーを見たときにグループメンバーの不在や、社外との打合せの予定が一目で判別できるのはありがたいと思いました。
個人的には、グループで数人の予定を表示している場合はカレンダーの表示形式「日」と「グループ（週）」が特に強調色の予定の識別がしやすかったです。
これまで私は、カレンダーの表示形式「週」を利用することが多かったのですが、強調色を利用し始めたことで「日」と「グループ（週）」の表示形式を利用する頻度が増えました。
自分だけの予定を表示・確認するときは、カレンダーの表示形式を「週」に切り替えたりして、Calsketを使用しています。
色分けをより効率的にするためにフローを作成
また、強調色の色分けを効率的に行うために、Salesforceのフローを1つ作成しました。弊社では会社HPからデモや個別相談の日程調整が可能です。ご希望の日時を選択して予約いただきますと、Calsket（Salesforce）にも予約された日時に予定が連携されるようになっております。
連携された予定は、Calsket上では件名の頭に必ず「booked: 」という文字が固定でつく、かつ、会社HPから予約される予定は必ず社外の予定となります。なので上記の条件を利用してフローを1つ作成し、会社HP経由で登録されたCalsketの予定を自動的に社外関連の予定として背景色を「橙」にする、という設定を行いました。
まとめ
強調色に関するSalesforceのフローの作成によって、強調色の色分けがとても効率的になりました。Salesforceは自動化機能が優秀なので、フローを利用して条件に一致した予定に自動的に強調色をつけることは効率化にも繋がり、Salesforceでカレンダーアプリを使うメリットであるとも感じました。
識別しやすい強調色設定の種類は、登録される予定の多さやカレンダーの使い方等によって変わってくると思います。今回弊社では強調色を利用する予定を4種類に絞って設定しました。個人の感覚ではカレンダーがごちゃごちゃしすぎず、強調したい予定はしっかり強調されていてちょうどいいバランスなのかなといった印象です。タスクの色を白に設定した理由については、co-meetingではフルリモートで働くメンバー同士がお互いの予定を把握することを重視しているためです。タスクも重要ではありますが、予定の方を目立たせたいためタスクはあえて白にしています。これにより、重要な予定が際立ちやすくなり、スケジュール管理が効果的に行えるようになっています。
今後、例えば今回強調色設定をした社外の予定が大幅に増えたりすると、「強調色の予定が多すぎて見にくい」など、問題点がでてくるかもしれません。そのときの状況に応じて、運用ルールや強調色の設定を見直していくことが、見やすいカレンダーに繋がっていくのではないかと思います。
みなさまも強調色機能を利用して、予定の色分けを試してみませんか？ 強調色機能をぜひ活用いただけますと幸いです！
