仕事で打ち合わせやタスクの予定が増えると、それを把握するのが難しくなります。Calsketは、このような課題を解決するために、視覚的に予定を管理できるカレンダーアプリケーションです。本記事では、色分けカレンダーの利点と、Calsketの強調色機能を使って予定を効果的に管理する方法についてご紹介します。
色分けカレンダー（color-coded calender）の利点
色分けカレンダー（color-coded calendar）は、異なる色を使って予定の種類や重要度を一目で把握できるようにする方法論の一つです。欧米では、「color-coded」という言葉は「識別を容易にしたり、効率化のために色分けされた」という意味で使われています。このように色分けを活用したカレンダー管理の方法は、海外でも広く利用されており、color-coded calendarとして知られています。色分けカレンダーには、次のような利点があります。
1. 予定の視認性向上
異なる色を使用して、重要な予定（打ち合わせ、タスク、不在など）を一目で確認できます。すべての予定に異なる色を使う必要はありませんが、重要な予定を視覚的に区別することで、効率的な管理が可能になります。
2. 優先度の明確化
色の濃淡や特定の色（例えば赤やオレンジ）を使って緊急度や重要度を示すことで、重要なタスクを見逃さないようにできます。
3. ストレスフリーなスケジュール確認
色分けされたカレンダーは、視覚的に整理されており、重要な予定が一目でわかるため、スケジュールの確認がスムーズに行えます。視覚的な整理により、複数の予定が混在していても混乱せず、精神的な安心感を得ることができます。また、必要な情報を素早く見つけることで、スケジュール確認にかかる時間と労力が減り、ストレスが軽減されます。
Calsketの強調色機能
Calsketでは、Salesforceの「項目」が特定の「値」と一致すると、カレンダーに表示される行動（予定）の背景を強調色設定で指定した色で表示できます。例えば、「状況」が「未着手」の行動の背景色を「赤」に設定することで、重要な予定を際立たせることが可能です。この機能により、重要な予定を視覚的に識別し、日々の優先順位を効率的に管理できます。
実践的な強調色のコツ
1. 色の選び方
色の心理的効果を活用して、各タスクや予定に適した色を選びます。例えば、緊急タスクには赤色、休憩には青色を使用しますが、すべての予定に色をつける必要はありません。どんな色で設定するか迷った時は、色の心理的効果を利用した選び方もあるよという参考にしてください。
- 緑： 承認されたものや完了したタスクを示す色。安定感を感じさせ、完了感を視覚的に伝えます。
- 青： 冷静さや信頼を感じさせる色。ミーティングやコミュニケーションの予定に適しています。
- オレンジ： 活気やエネルギーを感じさせる色。重要な締め切りやアクションアイテムに使うと効果的ですが、多用しすぎると目立ちすぎるので注意が必要です。
- 黄色： 注意を引きやすく、楽しいイベントや注意を引きたいタスクに適しています。ただし、多用しすぎると視覚的な疲れを引き起こす可能性があります。
- 赤： 注意を引く色。重要な予定や緊急のタスクに使用しますが、多用しすぎないように注意が必要です。
- 灰色： 中立的で控えめな色。休暇や不在の予定に使用すると、他の予定と区別しやすくなります。
2. カレンダーの見やすさを考慮した色の選定
カレンダーを見やすくするためには、重要な事柄は視認性の高い色を選び、重要でないものは視認性の低い色を選ぶことが効果的です。一部の予定にはあえて色をつけないという選択肢も有効です。これにより、視覚的な混乱を避け、重要な予定が際立つように工夫します。
視認性
明るい色と暗い色のコントラストを高めることで、視認性を向上させることができます。例えば、タスクを白抜きで表示し、重要な打ち合わせはオレンジ色にすることで、異なる種類の予定を明確に区別できます。
カテゴリーごとに色を分ける
予定を色分けする際のカテゴリーは、何を把握したいかによって決まります。次のような基準を参考にすると視覚的に区別しやすくなりますが、これらはあくまで参考例であり、自分のニーズに合わせて色分けの基準を選ぶことが重要です。
- 種別： 外部との打ち合わせを赤、社内の会議を青で表示する。
- 場所： オンラインの予定を水色、オフィスでの予定を緑、現地での予定を紫で表示する。
- ステータス： 進行中のタスクを黄色、完了したタスクを緑、中止のタスクを赤で表示する。未着手のタスクはデフォルトの色を使用することで、色がついていることが行動を開始していることを示します。
色の使いすぎによるデメリット
色を多用しすぎると、逆に視認性が低下し、どの予定が重要かを見極めるのが難しくなることがあります。色の選定は、全体のバランスを考えながら行うことが重要です。個人的には1〜2色ぐらいが重要な予定の視認性が高めると思います。
色覚異常に配慮したカラーユニバーサルデザイン対応
色覚異常を持つ人でも視認しやすい色の組み合わせを考慮することが重要です。例えば、最も一般的な赤緑色覚異常では、赤と緑の組み合わせが識別しづらいです。そして、アクセントカラーで使うのはRGBの青、赤、黄の配色の方が色の見分けがつきやすいです。
色覚異常の方々に配慮したカラーユニバーサルデザイン推奨配色はカラーユニバーサルデザイン機構（略称：CUDO）が提供しているガイドブックを参考にすると良いでしょう。
色分けカレンダー（color-coded calender）の実際の効果
色分けカレンダーを利用することで、スケジュールの確認がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。例えば、重要な商談や会議を赤色で表示し、定例会議を青色で表示することで、予定の種類を一目で識別しやすくなります。
co-meetingの自社活用例
co-meetingでは、「実践的な強調色のコツ」で紹介したような色分けカレンダーを活用することで、予定の識別がしやすくなりました。色分けによってメンバーの不在や重要な予定がすぐに分かるようになり、新規の予定を入れる際の判断がしやすくなりました。また、自分のその日やることややったことがわかりやすくなり、スケジュール管理がより効率的になりました。
まとめ
強調色を使うことで、予定をわかりやすく管理し、重要なタスクや予定を見逃さずに済みます。Calsketの強調色機能を活用することで、視覚的にスケジュールを管理し、日々の業務を効率的に進めることが可能です。ぜひ一度、Calsketの強調色機能を試してみてください。
このように、Calsketの強調色機能を使って、重要なタスクや予定を見逃さないための方法を紹介しました。視覚的な予定管理を活用して、スケジュール管理をより効果的に行いましょう。
